Näin järjestät tapahtuman turvallisesti Helsinki Design Weekillä

Lisätietoja tapahtuman järjestämisestä löydät myös Helsingin kaupungin sivuilta. Nämä ohjeet on laadittu kaupungin ohjeiden perusteella.

Etelä-Suomen aluehallintovirasto on tehnyt koronapandemiasta johtuvan päätöksen, jonka myötä kokoontumisrajoitukset kiristyvät ja asiakastilojen käyttöä rajoitetaan. Uuden päätöksen myötä sisätiloissa ja rajatuissa ulkotiloissa voidaan järjestää yleisötilaisuuksia ja yleisiä kokouksia, joihin osallistuu sisätiloissa enintään 25 henkilöä ja alueellisesti rajatuissa ulkotiloissa enintään 50 henkilöä. Helsinki Design Weekille turvallisuus on kaikkein tärkeintä. Huomioithan ajankohtaiset rajoitukset ja suositukset tapahtumaa järjestäessä.

Katso lisätietoja aluehallintaviraston määräämistä kokoontumisrajoitteista täältä.

Yleisötilaisuuteen, yleiseen kokoontumiseen tai julkiseen tilaan ei saa tulla oireisena. Vastuu terveydentilasta kuuluu tapahtuman osallistujalle. Tapahtumajärjestäjän on hyvä muistuttaa osallistujia asiasta mahdollisimman monen kanavan kautta ennen tapahtumaa ja tapahtuman aikana (nettisivut, sosiaalinen media, mahdollisen lipunoston yhteydessä, tapahtumaan saavuttaessa).

Tarpeettomia fyysisiä kontakteja tulee välttää

Koronavirus tarttuu ensisijaisesti pisaratartuntana. Lähikontaktien välttämiseksi on hyvä varmistaa mahdollisuus ylläpitää turvavälejä. Henkilömäärä kannattaa rajata siten, että henkilöiden väliin jää vähintään 1–2 m.

Suuremmissa tapahtumissa turvavälejä voi hallita tilassa esimerkiksi käyttäen sermejä tai pleksejä pöytien välissä. Lisäksi koulutetut järjestyksenvalvojat ja muu tapahtumahenkilökunta valvovat turvavälejä tarpeen mukaan. Työntekijöiden koulutukseen ja riittävään määrään kannattaa panostaa erityisesti poikkeustilan vuoksi.

Tilanteissa, joissa saattaa syntyä jonoja ihmisiä tulee muistuttaa ja auttaa turvavälien pitämisessä. Tapahtuma kannattaa aikatauluttaa niin, että sisääntulossa tai tapahtumasta poistuttaessa ei synny ruuhkia, sisäänkäyntejä ja poistumisreittejä järjestetään mahdollisimman paljon ja niihin varataan riittävästi tilaa. Ruoka-, juoma-, ja wc-jonotukset järjestetään niin, että niissä noudatetaan turvavälejä.

Etelä-Suomen aluehallintoviraston uuden päätöksen myötä sisätiloissa ja rajatuissa ulkotiloissa voidaan Espoossa, Helsingissä, Kauniaisissa ja Vantaalla järjestää yleisötilaisuuksia ja yleisiä kokouksia, joihin osallistuu

• sisätiloissa enintään 25 henkilöä ja
• alueellisesti rajatuissa ulkotiloissa enintään 50 henkilöä.

Tämä edellyttää, että asiakkaiden ja toimintaan osallistuvien sekä seurueiden on tosiasiallisesti mahdollista välttää lähikontakti toisiinsa ja turvallisuus voidaan varmistaa noudattaen opetus- ja kulttuuriministeriön ja Terveyden ja hyvinvoinninlaitoksen 31.5.2021 antamaa ohjetta. Lähikontaktilla tarkoitetaan tässä määräyksessä ihmisten oleskelua samassa sisätilassa alle kahden metrin etäisyydellä toisistaan yli 15 minuutin ajan tai fyysistä kontaktia toisiinsa ja ulkotilassa fyysistä kontaktia toisiinsa.

Maksaminen

Vältetään mahdollisuuksien mukaan käteisen rahan käyttöä. Jos tilaisuudessa on paikan päällä maksamista, on suositeltavaa, että vieraat käyttävät maksutapoina korttimaksua ja lähimaksua, mobiilimaksamista ym. kontaktittomia maksutapoja. Maksupäätteitä puhdistetaan ja desinfioidaan tehostetusti.

Hyvä käsi- ja yskimishygienia estää tartuntoja.

Sisäänkäyntien ja poistumisreittien yhteyteen lisätään käsidesipisteitä, alueelle järjestetään mahdollisuuksien mukaan käsipesupisteitä, jotka on varustettu kertakäyttöisillä paperisilla käsipyyhkeillä.

Siivous

Koronavirus tarttuu ensisijaisesti pisaratartuntana, kun sairastunut yskii tai aivastaa. On mahdollista, että virus tarttuu myös kosketuksen kautta. Koronavirukset eivät säily pitkiä aikoja ilmassa tai pinnoilla. Siivouksessa käytetään heikosti emäksistä yleispuhdistusainetta ja saniteettitiloissa siivousta voi tehostaa käyttämällä desinfiointiainetta. Siivouksessa tulee kiinnittää erityishuomiota kosketuspintoihin, kuten ovenkahvat, erilaisten tasojen pinnat, valokatkaisijat ja hanat. Tapahtumassa tulee välttää yhteisten tietokoneiden tai päätteiden käyttöä.

Tartunnat ja altistuminen

Jos yleisötilaisuudessa tai yleisessä kokoontumisessa todetaan koronavirustartunta. Tartuntaketjujen selvitystyö kuuluu kunnan tai sairaanhoitopiirin tartuntataudeista vastaaville lääkäreille. Helsingin kaupungin epidemiologisen toiminnan sähköpostiosoite on tartuntataudit@hel.fi. Kerrothan altistuksesta välittömästi myös meille communications@helsinkidesignweek.com.

Jos tilaisuuteen osallistuneella todetaan koronavirustartunta:

•   Helsingin kaupungin Epidemiologinen toiminta vastaa tartunnan jäljityksestä.
•   Selvitetään, onko tapahtunut altistumisia (esim. lipunostajien tiedoista tai muuten kerätyistä nimistä ja yhteystiedoista (perustuu vapaaehtoisuuteen ja tietosuojalakiin)
•   Kunnan tai sairaanhoitopiirin tartuntataudeista vastaava lääkäri voi asettaa altistuneet tartuntatautilain mukaisesti karanteeniin 14 vuorokaudeksi.

Yleisötilaisuuksien ja yleisten kokoontumisten henkilömääriä rajoittamalla ja eri ryhmien sekoittumista välttämällä voidaan vähentää altistuneiden määrää, mikäli henkilöiden joukossa todettaisiin koronavirustartunta.

Viestintä

Viestintään tulisi kiinnittää erityishuomiota, jotta tapahtumaan osallistujat tuntisivat olonsa turvalliseksi. Mahdollisimman monissa viestintäkanavissa viestiminen ennen, tapahtuman aikana ja sen jälkeen. Lisäksi on hyvä laatia tai käyttää olemassa olevia Q&A listoja yleisemmin kysytyistä kysymyksistä.

Tapahtuman peruminen

Jos joudut jostain syystä peruuttamaan tapahtumasi, päivitäthän tiedon Helsinki Design Weekin tapahtumakalenteriin. Kirjoita tapahtumasi suomenkielisen nimen eteen PERUTTU ja englanninkielisen CANCELLED. Esim. “PERUTTU Näyttely showroomilla”. Muista päivittää tieto myös sosiaaliseen mediaan, mahdolliseen FB-tapahtumaan ja omille sivuillesi. Jos olet sopinut HDW:n kanssa sosiaalisen median päivityksistä, huolehdithan, että niissä julkaistaan päivitetty tieto.

Lähetäthän tiedon peruutuksesta myös meille, niin osaamme päivittää tiedon muihin viestintäkanaviimme communications@helsinkidesignweek.com.

Design Market kaupungilla ja verkossa 10.–12.9.2021

Päätapahtumapaikka Glasshouse Helsingin tiloihin suunniteltua Design Marketia ei voida järjestää Aluehallintoviraston uusien kokoontumisrajoitusten vuoksi ja täten tapahtumasta ei peritä tilavuokraa. 

Peruutusehdot:

Design Market: Ilmoittautuminen on sitova. Osallistumismaksu palautetaan ainoastaan, jos Etelä-Suomen Aluehallintovirasto määrää ulkonaliikkumiskiellon 10.–12.9.2021 väliselle ajalle. Ilmoittautumalla mukaan hyväksyt nämä ehdot. Helsinki Design Week ei valitettavasti vuokraa myyntipaikkoja eikä tarjoa verkkokauppa-alustaa.

Tapahtumat: Verkkotapahtuman järjestäjä voi perua hakemuksen 18.6.2021 asti ja fyysisten tapahtumien järjestäjät 5.8.2021 asti. Mikäli Suomen viranomaiset kieltävät fyysisten tapahtumien järjestämisen kokonaan Helsingissä 9.–19.9.2021 välisenä aikana, palautetaan osallistumismaksu täysimääräisenä myös 5.8.2021 jälkeisenä aikana.