Tietosuojaseloste

Helsinki Design Week

Päivitetty 7.8.2026

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten Luovi Productions Oy / Helsinki Design Week käsittelee asiakkaiden, verkkosivuston kävijöiden, tapahtumajärjestäjien, yhteistyökumppaneiden ja muiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja.

Rekisterinpitäjä

Luovi Productions Oy / Helsinki Design Week
Katajanokanlaituri 5
00160 Helsinki
Y-tunnus 1085032-4
www.helsinkidesignweek.com

Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö

Iris Korkman
iris.korkman(at)helsinkidesignweek.com

Keitä henkilötietojen käsittely koskee

Käsittelemme henkilötietoja esimerkiksi seuraavista henkilöryhmistä:

asiakkaat
tapahtumajärjestäjät ja heidän yhteyshenkilönsä
yhteistyökumppanit ja heidän yhteyshenkilönsä
verkkosivuston lomakkeiden kautta yhteyttä ottavat henkilöt
Helsinki Design Weekin verkkosivuston kävijät
viestinnän ja markkinoinnin vastaanottajat

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraaviin tarkoituksiin:

Asiakas-, tapahtuma- ja kumppanuussuhteiden hoitaminen

Tietoja käsitellään yhteydenpitoa, tapahtumien koordinointia, yhteistyötä, asiakassuhteiden ylläpitoa sekä sovittujen palvelujen toteuttamista varten.

Käsittely perustuu tilanteesta riippuen sopimuksen täytäntöönpanoon, sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Oikeutettu etu perustuu rekisterinpitäjän tarpeeseen ylläpitää ja kehittää asiakas- ja yhteistyösuhteitaan sekä hoitaa niihin liittyvää yhteydenpitoa.

Yhteydenottoihin vastaaminen

Verkkosivuston lomakkeiden, sähköpostin tai muiden kanavien kautta toimitettuja tietoja käsitellään yhteydenottoihin ja tiedusteluihin vastaamiseksi.

Käsittely perustuu tilanteesta riippuen rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tai sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin.

Viestintä ja markkinointi

Henkilötietoja voidaan käyttää Helsinki Design Weekin toimintaan, tapahtumiin ja palveluihin liittyvään viestintään ja markkinointiin.

Käsittely perustuu suostumukseen silloin, kun suostumus vaaditaan. Muissa soveltuvan lainsäädännön sallimissa tilanteissa käsittely voi perustua rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Suostumuksen voi peruuttaa ja suoramarkkinoinnin voi kieltää milloin tahansa.

Verkkosivuston käytön analysointi

Käytämme Google Analytics 4 -palvelua verkkosivuston käytön ja kävijäliikenteen analysointiin.

Ei-välttämättömiin analytiikkaevästeisiin ja niihin liittyvään henkilötietojen käsittelyyn pyydetään käyttäjän suostumus verkkosivuston evästebannerin kautta.

Suostumuksia hallitaan Complianz-ratkaisun avulla.

Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme käyttötarkoituksesta riippuen esimerkiksi seuraavia tietoja:

nimi
organisaatio ja asema organisaatiossa
postiosoite
sähköpostiosoite
puhelinnumero
verkkosivuston osoite
sosiaalisen median tai muiden verkkopalvelujen osoitteet
tapahtumaan tai yhteistyöhön liittyvät käyttäjän toimittamat tiedot
yhteydenottojen ja muun viestinnän sisältö
asiakas- ja yhteistyösuhteeseen liittyvät tiedot

Verkkosivuston käytön yhteydessä voidaan suostumuksesta riippuen käsitellä lisäksi esimerkiksi:

selaimen ja laitteen tyyppiä koskevia tietoja
käyttöjärjestelmää koskevia tietoja
verkkosivustolla katsottuja sivuja
sivustolla tehtyjä toimintoja
vierailun ajankohtaa ja kestoa koskevia tietoja
liikenteen lähdettä
likimääräistä maantieteellistä sijaintia
evästeisiin ja muihin teknisiin tunnisteisiin liittyviä tietoja
käyttäjän tekemiä evästesuostumusvalintoja

Google Analyticsiin ei tarkoituksellisesti lähetetä suoraan tunnistavia tietoja, kuten nimeä tai sähköpostiosoitetta.

Henkilötietojen tietolähteet

Henkilötiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi:

verkkosivuston lomakkeiden kautta
sähköpostitse
tapahtumiin ja yhteistyöhön liittyvän yhteydenpidon yhteydessä
asiakas- ja kumppanuussuhteen aikana
muulla rekisteröidyn omasta aloitteesta tapahtuvalla yhteydenotolla

Organisaatioiden yhteyshenkilöitä koskevia tietoja voidaan saada myös heidän edustamaltaan organisaatiolta tai julkisista lähteistä, kuten organisaation verkkosivuilta.

Verkkosivuston teknisiä ja käyttöön liittyviä tietoja voidaan kerätä automaattisesti käyttäjän selaimelta tai laitteelta käyttäjän tekemien evästesuostumusvalintojen mukaisesti.

Evästeet ja Google Analytics 4

Helsinki Design Weekin verkkosivusto käyttää välttämättömiä evästeitä sivuston teknisen toiminnan mahdollistamiseen.

Käyttäjän suostumuksella voidaan käyttää lisäksi tilastollisia evästeitä ja Google Analytics 4 -palvelua verkkosivuston käytön analysoimiseen.

Google Analyticsin avulla voidaan muodostaa tilastoja esimerkiksi kävijämääristä, sivunäytöistä, liikenteen lähteistä sekä verkkosivustolla tapahtuvasta toiminnasta.

Google Analytics käyttää palvelun asetuksista ja käyttäjän suostumuksesta riippuen evästeitä tai muita teknisiä tunnisteita.

Evästeisiin liittyviä suostumuksia hallitaan Complianz-ratkaisun avulla. Käyttäjä voi muuttaa tai peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa verkkosivuston evästeasetuksista.

Tarkemmat tiedot käytössä olevista evästeistä, niiden käyttötarkoituksista ja voimassaoloajoista löytyvät verkkosivuston Evästekäytännöt-sivulta.

Henkilötietojen vastaanottajat ja palveluntarjoajat

Rekisterinpitäjä voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän toimeksiannosta ja sovittuihin tarkoituksiin.

Palveluntarjoajia ovat verkkosivuston ja toiminnan toteutuksesta riippuen esimerkiksi:

Handpicked Cherries Oy

Sofiankatu 4
00170 Helsinki
Y-tunnus 2757084-7
www.handpickedcherries.com

Gruppo Oy

Laivurinkatu 37
00150 Helsinki
Y-tunnus 2190176-4
www.gruppo.fi

Into Digital Oy

Lapinlahdenkatu 1 B
00180 Helsinki
Y-tunnus 2241331-6
into-digital.fi

Verkkosivuston analytiikkapalvelun tarjoajana käytetään lisäksi Google Analyticsia.

Henkilötietoja voidaan antaa palveluntarjoajien käsiteltäväksi vain siinä laajuudessa kuin palvelun toteuttaminen sitä edellyttää.

Tietoja voidaan lisäksi luovuttaa viranomaisille silloin, kun lainsäädäntö tai viranomaisen lainmukainen määräys sitä edellyttää.

Henkilötietoja ei myydä ulkopuolisille tahoille.

Henkilötietojen siirtäminen Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Pyrimme käyttämään palveluntarjoajia ja käsittelyratkaisuja siten, että henkilötietojen asianmukainen suoja voidaan varmistaa.

Osa käyttämistämme palveluntarjoajista, kuten Google, toimii kansainvälisesti. Tämän vuoksi henkilötietoja voidaan tietyissä tilanteissa käsitellä tai siirtää Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Kun henkilötietoja siirretään Euroopan talousalueen ulkopuolelle, siirrossa käytetään soveltuvan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä suojatoimia, kuten Euroopan komission hyväksymää tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä, EU:n ja Yhdysvaltojen välistä Data Privacy Framework -järjestelyä tai Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.

Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai lainsäädännön mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Asiakas-, tapahtuma- ja kumppanitietoja säilytetään pääsääntöisesti asiakas- tai yhteistyösuhteen ajan sekä sen jälkeen niin kauan kuin tietojen säilyttämiselle on perusteltu liiketoiminnallinen tai lakisääteinen tarve.

Organisaation yhteyshenkilöä koskevia tietoja voidaan poistaa tai päivittää, kun henkilö ei enää toimi kyseisen organisaation edustajana eikä tietojen säilyttämiselle ole muuta perustetta.

Yhteydenottoihin liittyviä tietoja säilytetään niin kauan kuin asian käsittely tai siihen liittyvä perusteltu seurantatarve sitä edellyttää.

Suostumukseen perustuvia markkinointitietoja käsitellään siihen asti, kunnes suostumus peruutetaan tai tietojen käsittelylle ei enää ole käyttötarkoituksen mukaista tarvetta.

Google Analytics 4 -palvelussa tapahtumatason tietojen säilytysajaksi on määritetty 2 kuukautta ja käyttäjätason tietojen säilytysajaksi 14 kuukautta. Käyttäjätietojen säilytysaika alkaa uudelleen käyttäjän uuden aktiivisuuden yhteydessä. Nämä säilytysasetukset koskevat Google Analyticsissa evästeisiin, käyttäjätunnisteisiin ja muihin vastaaviin tunnisteisiin liittyviä käyttäjä- ja tapahtumatason tietoja.

Tietoja poistetaan tai anonymisoidaan, kun niiden säilyttämiselle ei enää ole perustetta.

Rekisterin suojaaminen

Henkilötietoja käsitellään sähköisissä järjestelmissä, joiden käyttö on suojattu asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

Pääsy henkilötietoihin on rajattu henkilöihin, joiden työtehtävät edellyttävät tietojen käsittelyä.

Käyttöoikeuksia, käyttäjätunnuksia ja muita teknisiä suojauskeinoja käytetään estämään henkilötietojen asiaton käyttö, muuttaminen, luovuttaminen tai häviäminen.

Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvien palveluntarjoajien kanssa sovitaan henkilötietojen käsittelyä ja tietoturvaa koskevista velvoitteista soveltuvan lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti tilanteesta riippuen oikeus:

saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin
pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
pyytää henkilötietojen poistamista
pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
vastustaa henkilötietojen käsittelyä
saada itse toimittamansa henkilötiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen silloin, kun oikeuden edellytykset täyttyvät
peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa
vastustaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinointiin

Kaikki oikeudet eivät sovellu kaikkiin henkilötietojen käsittelytilanteisiin. Oikeuksien soveltuminen riippuu muun muassa siitä, millä oikeusperusteella henkilötietoja käsitellään.

Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeuksien käyttäminen

Henkilötietoja koskevat pyynnöt voi toimittaa rekisterinpitäjälle:

Iris Korkman
iris.korkman(at)helsinkidesignweek.com

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todentamaan henkilöllisyytensä.

Pyynnöt käsitellään tietosuoja-asetuksen edellyttämässä määräajassa.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle.

Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

Tietosuojaselosteen muutokset

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos henkilötietojen käsittely, käyttämämme palvelut tai sovellettava lainsäädäntö muuttuvat.

Ajantasainen versio tietosuojaselosteesta julkaistaan Helsinki Design Weekin verkkosivustolla.